Debiteurenbeheer

Aanmaningen sturen of dreigen met boetes is voor niemand leuk. Zorg dat je klanten je rekeningen op tijd betalen. Een goed debiteurenbeheer helpt hierbij. Slecht betalende klanten en lange betalingstermijnen kunnen een aanzienlijke schadepost voor je bedrijf vormen. Als facturen lang openstaan, dan heeft dit directe gevolgen voor de liquiditeit van je bedrijf. Als klanten helemaal niet betalen, dan kan je winstprognose zelfs omslaan in verlies. Er zullen altijd wanbetalers zijn, maar een goed uitgestippeld debiteurenbeleid kan de schade voor je bedrijf aanzienlijk beperken.

Mijn ideeën over debiteurenbeheer:

• Maak tijd vrij voor debiteurenbeheer, ook als je het moeilijk vindt. Mijn vaste remedie is om direct na je facturatieronde, je debiteurenbeheer op te pakken. Bij een nieuwe facturatieronde is immers de betalingstermijn van de vorige facturen overschreden.
• Zorg dat je meest recente betalingen op je bank hebt bijgewerkt, niets is lulliger dan herinneren voor een factuur die nét is betaald.
• Stuur je klant een schriftelijke herinnering waarin je aangeeft dat de betalingstermijn is overschreden
  TIP: stuur een kopie van de factuur mee, af en toe komt het voor dat de factuur niet bij de juiste persoon is aangekomen.
  Nog een TIP: verstuur de herinneringen per email, mijn ervaring is dat ik bijna altijd een reactie krijg op het verzenden van een herinnering, en dat is goed. Contact houden met je klant is belangrijk.
• Is de betaling na de termijn van je eerste herinnering nog niet ontvangen, bel je klant dan op. Vraag waarom de factuur nog niet is betaald en probeer een afspraak met diegene te maken wanneer de factuur wel betaald heeft.
• Blijf regelmatig contact hebben met je klant, stuur desnoods een tweede herinnering en in uiterst geval een sommatie, waarin je aangeeft dat je bij het uitblijven van de betaling, de wettelijke rente in rekening gaat brengen. Maak aantekeningen wie je wanneer hebt gesproken en welke afspraken je hebt gemaakt.

Het tijdpad voor mijn debiteurenbeheer ziet er als volgt uit:

Een goede aanmaning bestaat uit twee delen:
Je refereert aan eerdere betalingsherinneringen, de factuur en/of andere recente contacten waarin je betaling van het openstaande bedrag besprak.
Je noemt de vervolgstappen inclusief termijn waarop je ze gaat nemen: wettelijke rente* heffen, inschakelen van professionele derde zoals incassobureau of deurwaarder et cetera. Vaak hoeft het gelukkig niet zover te komen.

Van belang bij facturatie

Voor je facturen zijn de volgende dingen van belang, die bij je debiteurenbeheer weer van pas komen:

• Zorg dat alle (wettelijke) gegevens op je factuur staan, zoals datum, bedrag (netto, btw en bruto), je btw nummer, kvk nummer. Let op het opdrachtnummer van je klant, dit kan een betaling bespoedigen. Vermeld op je factuur wat je hebt geleverd en tegen welke prijs. Zorg dat je factuur zo helder mogelijk is voor je klant, om misverstanden te voorkomen.
• Vermeld je betalingstermijn (bij voorkeur maximaal 30 dagen) onderaan de factuur.
• Vermeld als het even kan een zogenaamde reclamatietijd (letterlijk: tijd om beklag te doen). Dat is de tijd waarin je klant de gelegenheid heeft om op je factuur te reageren als hij/zij het met de factuur niet mee eens is. Dit kan door bijvoorbeeld een tekst als “Reclamaties binnen 8 dagen”.
• Factureer snel. Hoe sneller je factureert, hoe sneller je klant betaalt.
• Zorg dat je in je opdracht algemene voorwaarden van toepassing hebt verklaard.

Wettelijke rente in rekening brengen

Af en toe helpt het om een renterekening te sturen (na bijvoorbeeld 90 dagen). Het is wettelijk vastgelegd dat je bij te late betalingen rente in rekening mag brengen. Voor architecten staat in de DNR 2005/2011 (voor architecten) een bepaald artikel beschreven dat je de wettelijke rente plus 3% bij de opdrachtgever in rekening brengen, gerekend vanaf de dag dat de betaling binnen had moeten zijn (=factuurdatum plus (meestal) 30 dagen).

De wettelijke rente kan je nakijken op www.wettelijkerente.nl, en staat op dit moment (per 1-7-2011) op 8,25% voor handelstransacties, voor consumenten staat de wettelijke rente op dit moment (per 1-7-2011) op 4%).

Architecten mogen nu dus 8,25+3 = 11,25% in rekening brengen. Hoe bereken je dat?

Stel een factuur van € 50.000,- inclusief btw, factuurdatum 1 januari is na 90 dagen (1 april) nog niet betaald. De betaling had binnen moeten zijn op 30 januari. Tussen 30 januari en 1 april zitten 60 dagen (dat kan je handig met Excel uitrekenen).  De berekening wordt dan als volgt:

60 / 365 x 50.000 x 11,25% = € 924,66

Dit bedrag mag in rekening worden gebracht bij de opdrachtgever, let op: zonder BTW. Wel is het verstandig om de berekening met een begeleidend briefje toe te lichten.

Voor ondernemers die niet met de DNR werken, wordt de berekening als volgt:

60 / 365 x 50.000 x 8,25% = € 678,08